Atunci când vine vorba de emailuri, utilizatorii se împart în două mari categorii: cei care le citesc şi sortează şi cei care sunt depăşiţi de ele. Utilizatorii profesionişti de email sau cei care se bazează pe această formă de comunicare zi de zi ştiu că dacă nu ai un sistem bine organizat rişti să nu mai faci faţă.

Un exerciţiu simplu este să intri în căsuţa ta de email şi să vezi câte emailuri ai în Inbox şi câte dintre ele sunt necitite. Dacă numărul primei categorii depăşeşte 30 atunci trebuie să faci ceva înainte să fii copleşit de avalanşa de emailuri. Regula de bază pentru tratarea emailului este să nu îl ignori şi, pe cât posibil să acţionezi imediat. Sfaturile de mai jos sunt bazare (parţial) pe metoda "Inbox Zero" dezvoltată de podcasterul şi bloggerul Merlin Mann. Autorul acestei metode locuieşte în San Francisco şi a devenit cunoscut după ce a prezentat-o angajaţilor Google în anul 2007.

1. Învaţă ce înseamnă TO şi CC Contează foarte mult să înţelegi când îţi este un email adresat ţie şi cineva aşteaptă un răspuns şi când un mesaj este trimis doar pentru a fi citit. Cine ştie să folosească în mod corect comunicarea pe email va pune destinatarul la "To" (Către) doar atunci când este aşteptat un răspuns. Dacă adresa ta de email este pusă la "CC" (Carbon Copy) atunci nu este necesar să răspunzi. Citeşti emailul şi apoi fie îl sortezi, fie îl ştergi.

2. O singură privire Dacă ai în faţă un calculator şi te ocupi de emailuri, asigură-te că nu citeşti un email decât o singură dată. Specialiştii spun că utilizatorii cad foarte des în capcana citirii unui email pe jumătate. Dacă ai selectat un mesaj, citeşte-l până la capăt şi apoi actionează asupra lui. E nevoie de un răspuns? Oferă-l pe loc. Nu te interesează emailul? Şterge-l! E ceva la care trebuie să răspunzi mai târziu sau ai nevoie de detalii suplimentare? Marchează-l ca necitit sau cu un steguleţ şi fixează un moment pentru a te ocupa de el. În ultimii doi ani au apărut aplicaţii care te ajută foarte mult în munca de sortare şi amânare a emailurilor. Mailbox, aplicaţia cumpărată de creatorii Dropbox te lasă să alegi un timp anume pentru un email. Poţi să îl amâni să apară în Inbox pentru seară, a doua zi, în week-end sau o săptămână mai târziu. Există şi posibilitatea ca utilizatorul să vadă acel email doar pe Desktop şi să nu fie nevoit să se "împiedice de el în Inbox" de fiecare dată când deschide aplicaţia pe telefonul mobil. Mail Pilot, Inbox de la Gmail, Dispatch sau chiar Outlook sunt tot atâtea aplicaţii care merită folosite.

3. Mai multe device-uri, acelaşi cont de email Un telefon mobil te poate ajuta să scapi de avalanşa de emailuri cu ajutorul notificărilor. Cine primeşte multe emailuri şi nu are decât un minut la dispoziţie sau vrea să le citească încă din autobuz, pe drum spre muncă, poate să câştige timp preţios. Procesarea emailurilor este definită de Merlin Mann (creatorul conceptului "Inbox Zero") drept "mai mult decât verificarea lor, dar mai puţin decât răspunsuri trimise la fiecare email". Atunci când primeşti un email şi ştii că nu te interesează îl ştergi din prima, de pe telefon. El nu va apărea pe desktop şi nu îţi va solicita atenţia pentru secunde sau minute în plus odată ce te apuci de treabă. Îţi este mai uşor să faci asta de pe un ecran mai mare? Foloseşte un iPad sau orice altă tabletă conectată la Internet. Cel care a trimis emailul nu va ştii niciodată dacă mesajul a fost citit, şters sau dacă răspunsul vine de pe smartphone sau computer.

4. Spam-ul trebuie tratat ca atare Spam înseamnă mesaj nesolicitat. De obicei astfel de mesaje vin de la companii care încearcă să vândă sau să înşele utilizatorul. Cu toate acestea există spam şi de la prieteni, rude sau colegi de muncă. Dacă primeşti zilnic mesaje mari de la anumite companii, comunicate de presă, newsletter-uri sau eşti pus în câmpul "CC" la conversaţii care nu te interesează nu te feri să marchezi mesajul ca şi SPAM. Odată marcat, utilizatorul va ajunge de fiecare dată în căsuţa dedicată unor astfel de mesaje şi timpul tău nu va mai fi irosit. Există unelte şi aplicaţii speciale care te ajută să scapi de SPAM. Servicii precum SaneBox, SpamSieve sau chiar cele incluse în Gmail pot să decidă pentru tine dacă un mesaj vine de la un spammer sau o companie sau e trimis de mamă sau soţ. Astfel de mesaje sunt fie incluse în căsuţe speciale de email pe care le poţi controla mai târziu, fie sunt şterse automat. Un alt gen de servicii sunt Unroll.me, Unlistr sau OtherInbox. Utilizatorul poate să primească săptămânal o sinteză a mesajelor primite şi de acolo să aleagă la ce vrea să dea Unsubscribe (Dezabonare).

5. Impune-ţi stilul în conversaţiile pe email Dacă vei răspunde de două ori la emailuri la doar un minut după ce ai primit mesajul, interlocutorul tău va aştepta acelaşi lucru de fiecare dată. Specialiştii nu recomandă răspunsul rapid la email şi dintr-un alt motiv: cine are nevoie de un răspuns rapid poate să folosească alte metode de comunicare. Emailul este înlocuitorul scrisorii trimise prin poştă. Aşa cum în urmă cu 30 ani nimeni nu se aştepta să trimită o scrisoare şi să primească un răspuns în mai puţin de o săptămână, la fel nu este rezonabil să ceri un răspuns la email în 5 minute şi nici chiar o oră. Emailul presupune o conexiune la Internet şi tocmai de aceea, când e vorba de rapiditate e mai simplu să suni la telefon sau să trimiţi un SMS dacă vrei să ai un răspuns imediat. Există însă şi o categorie de angajaţi care au în "Job Description" menţionat accesul la email şi răspunsul la orice solicitare în decursul unei anumite perioade de timp. Regula de faţă nu se referă la ei.

6. Distincţie între emailuri de muncă şi de serviciu Cei mai mulţi utilizatori de email confundă adresa de la muncă şi cea personală. Unii nu au nici măcar conturi diferite. Pentru ei, sistemul cel mai important este acela al prioritizării. Merlin Mann explica această ideea printr-o întrebare simplă şi un răspuns la fel de simplu: - Cum ştii că un email este de foarte mare importanţă? - Emailul de foarte mare importanţă este acela pe care fie l-ai rezolvat deja, fie te ocupi de el în acel moment. Idea este că nu extsă mai mult de "o prioritate" la un moment dat.

7. Nu e nevoie să citeşti emailul Ultimul sfat oferit de specialişti este unul care poate părea greu de crezut, dar pentru a scăpa de emailuri nu este nevoie să le citeşti, de cele mai multe ori. Verifică subiectul şi expeditorul. Îl cunoşti şi te interesează subiectul? Îl deschizi pe loc! Nu te intereseaza? Şterge-l sau pune în Arhivă. Vei salva astfel mai mult timp şi vei putea să-ţi foloseşti timpul pentru emailurile cu adevărat importante. sursa: adev.ro

Dacă v-a plăcut acest articol, alăturați-vă, cu un simplu „Click” - „Îmi place”, comunității noastre de cititori de pe pagina de Facebook.

GALERIE FOTO